Bab 3 – PERSONALIA

DEFINISI MANAJEMEN PERSONALIA

Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.

Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”.

Dalam bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:

1.Fungsi-fungsi manajemen

a.Perencanaan (planning)

b.Pengorganisasian (organizing)

c.Pengarahan (directing)

d. Pengendalian (Controlling)

2.Fungsi-fungsi operasional

a.Pengadaan tenaga Kerja (procurement)

b.Pengembangan (development)

c.Kompensasi

d.Integrasi

e.Pemeliharaan (maintenance)

f.Pemutusan hubungan kerja (separation)

Penjelasan singkat atas bagian-bagian dari definisi ini sebagai berikut:

Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.

Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia, dan faktor-faktor fisik. Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.

 

Pengarahan (directing)

Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah).

 

Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi.

 

Pengadaan tenaga kerja (procurement)

Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya.

 

Pengembangan (development)

Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.

 

Kompensasi (compensation)

Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.

 Integrasi (integration)

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.

 

Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.

 

Pemutusan Hubungan Kerja (separation)

Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

KUALITAS PERSONEL

Untuk mengangkat pegawai secara ilmiah, terlebih dahulu orang harus menyusun suatu standar kepegawaian untuk menguji para pelamar. Standar ini harus menetapkan kualitas minimum yang dapat diterima yang diperlukan agar mampu melaksanakan tugas-tugas jabatan dan tanggung jawab sehingga bisa ditentukan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Menurut Dictionary of Occupational Titles, penyusunan pekerjaan adalah “suatu bagian dari proses pengorganisasian, Studi atas isi pekerjaan untuk menentukan kebutuhan tenaga manusia disebut “analisa pekerjaan”.

Beberapa istilah yang berhubungan dengan dan seringkali dikacaukan dengan analisa pekerjaan:

Posisi (position)

Posisi adalah sekelompok tugas yang ditugaskan kepada seseorang Dalam perusahaan terdapat sejumlah posisi yang sama banyaknya dengan jumlah pegawai.

Pekerjaan (job)

Pekerjaan sekarang dapat dirumuskan sebagai suatu kelompok posisi yang mempunyai jenis dan tingkat kerja yang sama. Dalam beberapa hal mungkin hanya satu posisi yang dicakup, hanya karena tidak ada posisi lain yang sama.

 

Jabatan (occupation)

Jabatan adalah suatu kelompok pekerjaan yang mempunyai jenis kerja yang sama dan ditemukan dalam seluruh industri atau diseluruh negeri. Suatu jabatan adalah suatu kategori kerja yang ditemukan dibanyak perusahaan. Seseorang selalu harus mempunyai posisi dan pekerjaan, tetapi mungkin bukan jenis kerja yang ditemukan secara umum diseluruh industri dan karenanya mungkin tidak punya jabatan (occupation).

Menurut Summary of National Job Analysis Methode Survey, analisa pekerjaan adalah “proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu”.

Sedangkan kegunaan dari analisa kerja adalah sebagai berikut:

1.Pengabsahan (validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dibenarkan dan dirumuskan sebagai menguji secara sistematik kriteria seleksi atau predikator untuk menentukan apakah hal-hal itu berhubungan erat dengan kelompok prilaku dari pekerjaan itu.

2. Pelatihan (training). Uraian tugas-tugas dan peralatan yang dipergunakan sangat membantu dalam mengembangkan isi program-program pelatihan.

3. Evaluasi pekerjaan. Uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang diperlukan dievaluasi kegunaannya, dengan sasaran terakhir untuk penentuan nilai dalam bentuk uang

4. penilaian prestasi. Sebagai pengganti penilaian seorang karyawan atas sifat-sifat seperti ketergantungan dan inisiatif, ini ada kecenderungan untuk menentukan sasaran pekerjaan dan hasil kerja dinilai berdasarkan tercapai tidaknya sasaran tersebut.

5. Pengembangan karier. Informasi pekerjaan membantu perusahaan untuk merencanakan saluran-saluran promosi, dan menyediakan data mengenai kesempatan dan persyaratan karier didalam organisasi kepada karyawan

6. Organisasi. Informasi pekerjaan yang diperoleh melalui analisa pekerjaan seringkali mengungkapkan contoh-contoh organisasi yang jelek sehubungan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan pekerjaan.

7. Perkenalan (induction). Untuk petatar (trainee) baru, uraian pekerjaan paling membantu dalam masa orientasi.

8. Penyuluhan (counseling). Informasi pekerjaan sangat bernilai dalam penyuluhan pekerjaan. Disarankan lebih banyak penyuluhan semacam itu diberikan pada tingkat sekolah menengah, karena banyak lulusannya tidak menyadari jenis- jenis pekerjaan yang ada.

9. Hubungan perburuan (labor relation). Uraian pekerjaan standar fungsi. Jika seorang karyawan mencoba menambah atau mengurangi tugas-tugas yang tercantum disana, maka standar telah dilanggar. Serikat buruh, demikian juga managemen tertarik

10. Penataan kembali (reengineering) pekerjaan. Jika para majikan ingin menyesuaikan pekerjaan dengan suatu kelompok khusus, misalnya orang cacat fisik, biasanya mereka harus mengubah isi pekerjaan tertentu. Analisis pekerjaan menyediakan informasi yang akan memudahkan perubahan pekerjaan untuk memungkinkan diisi oleh personalia dengan sifat-sifat khusus.


SELEKSI PERSONALIA

Menurut Prof. Edwin B Flippo, seleksi adalah “pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu”. Manajemen memutuskan pekerjaan apa yang terlibat dan kemampuan-kemampuan individu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Kemudian manajer melihat prestasi para pelamar diwaktu yang lalu dan memilih seseorang yang memiliki kemampuan, pengalaman dan kepribadian yang paling memenuhi persyaratan suatu jabatan.

Prestasi masa lalu merupakan penunjuk paling baik bagi prestasi dimasa yang akan datang. Apa yang dilakukan seseorang di waktu yang lalu, seperti ditunjukkan oleh laporan-laporan sekolah, pengalaman kerja dan kegiatan-kegiatan diluar kurikulum, adalah predikator paling baik tentang apa yang kemungkinan akan dilakukan di waktu yang akan datang.

Berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia. Menurut T. Hani Handoko langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah:

1. Wawancara pendahuluan

2. Pengumpulan data pribadi (biografis)

3. Pengujian (testing)

4. Wawancara yang lebih mendalam

5. pemeriksaan referensi-referensi prestasi

6. Pemeriksaan kesehatan

7. Keputusan pribadi

8. Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor tersebut adalah:

1. Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.

2. Bakat dan Minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas / kemampuan seseorang.

3. Sikap dan kebutuhan (attitudes and need), untuk meramalkan tanggung jawab dan wewenang seseorang.

4. Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.

5. kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

6. Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.

Setelah diseleksi, Karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan menyebabkan frustasi bagi karyawan baru. Menurut American Society for Personel Administration, situasi baru adalah “berbeda dan asing, serta proses orientasi yang jelek dapat memadamkan antusiasme dan usaha mulai dari permulaan”. 9) Karena berbagai perusahaan melaporkan bahwa lebih setengah dari pengunduran diri suka rela terjadi dalam 6 (enam) bulan pertama, Orientasi yang tepat dapat berbuat banyak untuk mengurangi masalah ini dan biaya-biaya yang menyertainya.

Semua organisasi mempunyai beberapa jenis program orientasi baik resmi (formal) maupun tidak resmi (informal).

Tahap pertama biasanya diselenggarakan oleh staf unit personalia, hal-hal yang dipertimbangkan mencakup:

a. Hasil produksi perusahaan itu

b. Tunjangan kesejahteraan Karyawan

c. Jadwal gaji

d. Keselamatan

e. Masa percobaan

f. Pencatatan waktu dan ketidakhadiran

g. Hari libur, parkir, prosedur keluhan.

h. Program persamaan kesempatan penempatan tenaga kerja

Tahap kedua dari sebagian besar program orientasi yang terorganisasi dilaksanakan oleh penyelia langsung. Karyawan yang baru diangkat itu diperkenalkan kepada sesama karyawan, dibawa keliling departemen dan diberi informasi tentang hal-hal kecil seperti tempat ganti pakaian dan kamar kecil, prosedur persediaan, jam kerja, lembur, prosedur pemanggilan, jam istirahat dan makan siang, dan fasilitas-fasilitas perusahaan. Menurut OC Brenner dan J. Tomkiewcz, “suatu program percobaan khusus atas orientasi direncanakan dengan sasaran khusus untuk meyakinkan karyawan yang baru diangkat bahwa mereka mempunyai kesempatan baik untuk berhasil.”

Karyawan tersebut diminta untuk melupakan permainan yang sewenang-wenang dari para karyawan yang lebih tua, dan dianjurkan agar mendekati para penyelia mereka jika ada pertanyaan dan masalah.

Program orientasi akan lebih lengkap jika mencakup tindak lanjut beberapa minggu kemudian. Wawancara ini bisa dilakukan oleh penyelia atau spesialis personalia dan berhubungan dengan (1) kepuasan karyawan terhadap pekerjaan dan organisasi, dan (2) kepuasan penyelia terhadap karyawan. Ketidakpuasan mungkin dijernihkan dengan penjelasan-penjelasan atau pemindahan nyata ke pekerjaan yang berbeda, bagaimanapun minat terhadap karyawan yang dibuktikan dengan tindakan yang tulus untuk melakukan wawancara tindak lanjut akan membantu meningkatkan tingkat kepuasan karyawan.

Oleh sebab itu sering dipakai ukuran kepuasan para penyelia dan karyawan lama terhadap masuknya karyawan baru tersebut, disamping kepuasan karyawan baru, untuk menilai keberhasilan proses orientasi. Bila tahap seleksi tidak berbuat kesalahan biasanya proses orientasi juga tidak akan mengalami kesulitan.

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas

Tenaga kerja atau pegawai adalah manusia yang merupakan faktor

Produksi yang dinamis memiliki kemampuan berpikir dan motivasi kerja, apabila pihak manajemen perusahaan mampu meningkatkan motivasi mereka, maka produktivitas kerja akan meningkat.

Faktor- faktor yang mempengaruhi produktivitas yaitu:

a. Kemampuan, adalah kecakapan yang dimiliki berdasarkan pengetahuan, lingkungan kerja yang menyenangkan akan menambah kemampuan tenaga kerja.

b. Sikap, sesuatu yang menyangkut perangai tenaga kerja yang banyak dihubungkan dengan moral dan semangat kerja.

c. Situasi dan keadaan lingkungan, faktor ini menyangkut fasilitas dan keadaan dimana semua karyawan dapat bekerja dengan tenang serta sistem kompensasi yang ada.

d. Motivasi, setiap tenaga kerja perlu diberikan motivasi dalam usaha meningkatkan produktivitas.

e. Upah, upah atau gaji minimum yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah dapat menyebabkan penurunan produktivitas kerja.

f. Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan latihan dari tenaga kerja akan mempengaruhi produktivitas, karenanya perlu diadakan peningkatan pendidikan dan latihan bagi tenaga kerja.

g. Perjanjian kerja, merupakan alat yang menjamin hak dan kewajiban karyawan. Sebaiknya ada unsur-unsur peningkatan produktivitas kerja.

h. Penerapan teknologi, kemajuan teknologi sangat mempengaruhi produktivitas, karena itu penerapan teknologi harus berorientasi mempertahankan produktivitas.

Atas dasar pengertian kemampuan dari tenaga kerja yang terkait dengan keahlian seseorang di bidangnya (profesional) dalam menyelesaikan pekerjaan, maka manajemen personalia sebagai departemen yang bertugas dalam penerimaan (rekruitmen) tenaga kerja berperan penting dalam menjalankan prosedural yang berlaku, prosedur penerimaan tenaga kerja adalah bagian dari berbagai sistem yang mempengaruhi produktivitas perusahaan sehingga kecermatan dan ketelitian dalam pengambilan keputusan untuk menerima tenaga kerja dapat baru dapat dipertanggungjawabkan.

Menurut manajemen PT -: “Profesionalisme adalah orang yang dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan benar”. Sedangkan menurut Stanley D. Nollen: “Perubahan nilai-nilai perorangan angkatan kerja bermanfaat untuk peningkatan tenaga kerja.”

 

Referensi :

Prof. Edwin B. Filippo, Manajemen Personalia, edisi keenam, penerbit Erlangga, Jakarta ,1988

T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia , penerbit Liberty, 1985

Dictionary of Occupational Titles, U. S Departemen of Labor, terjemahan 1978

Summary of National Job Analysis Methode Survey, California State College, terjemahan 1968

Craig Eric Schneier, “content validity: The Personel Administrator”, vol 21, no.2, Februari 1976

Dow Votow, The Corporate Dilema, Prenttice-Hall, Englewood Cliffs, N.J., 1973

Edwin B. Flippo, Principles of personnel Management, edisi keempat, Penerbit Erlangga, 1984

T. Hani Handoko, Manajemen, edisi kedua, BPFE, Yogyakarta, 1984

American Society for personel Administration, “ Employee Orientation Programs”, Buletin to management, No.1436

O.C Brenner dan J Tomkiewicz, “Job Orientation of Male and Female“, winter 1979,

J. Ravianto, Produktivitas dan Manusia Indonesia, edisi ke II, lembaga Sarana Indonesia, Jakarta 1995

Muchdarsyah Sinungan, Produktivitas Apa dan Bagaimana, edisi ke II, Bumi Aksara, Jakarta, 1997

Payaman J. Simanjutak, Pengantar Ilmu Ekonomi Sumber Daya Manusia, LPUI, Jakarta 1999

Diktat PT. -, “Profesionalisme Tenaga Kerja”, 1999

Stanley D. Nollen, “Does Flexitime Improve Productivity?” Harvard Business, vol 57, Oktober  1979

http://dahlanforum.wordpress.com/2007/11/20/manajemen-personalia/

http://www.aabisnis.blogspot.com/

http://www.forumpositif.wordpress.com/

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s